Persbericht: Cura app: administratie bijwerken tijdens loos half uurtje

In voor Zorg, 1 maart 2016 – Tot voor kort was ambulant coach Anita Kruiper van de Baalderborg Groep een halve dag per week kwijt Cura App 1met allerlei administratieve taken. ‘Je maakt aantekeningen in een schrijfblok als je bij de cliënt bent en vervolgens ga je naar het kantoor en tikt de aantekeningen in de computer. Wat is er besloten, aan welke doelen is er gewerkt? Je werkt je tijd- en kilometerregistratie bij en print dat vervolgens allemaal uit en brengt het naar de administratie waar een administratieve kracht het vervolgens allemaal weer in de computer zet.’ Dat moet toch eenvoudiger en slimmer kunnen, vond Anja Winkelaar, regiomanager bij de Baalderborg Groep met als aandachtsgebied ict. ‘We hebben een ECD van Unit4 en hoorde dat ze een door CareConnections ontwikkelde app hadden die was geïntegreerd met de Unit 4 Cura Suite. Het leek ons wel interessant om te kijken of we dat binnen onze organisatie konden uitrollen om de administratieve lasten omlaag te brengen.’

Pilot met tablets

Vorig jaar september is de Baalderborg Groep begonnen met een pilot bij de ambulante begeleiding van cliënten met een verstandelijke beperking, vertelt Hetty Egbers, teamleider ambulant. ‘Het gaat om zo’n twintig medewerkers met circa 40 van de in totaal  180 cliënten. Die hebben allemaal een tablet gekregen waarmee ze de rapportages kunnen invoeren. Daarbij hebben we niet alleen de whizzkids geworven, maar ook mensen die helemaal niet gewend zijn om met computers om te gaan. En ook die zeggen allemaal dat de app heel gebruiksvriendelijk is.’ Met name het offline kunnen werken wordt als een groot voordeel ervaren, aldus Egbers. ‘Niet alle cliënten hebben een wifi-verbinding en in de buitengebieden  is deze vaak minder goed. Doordat de Cura App automatisch de gegevens bijwerkt zodra er een verbinding is, wordt er veel tijd bespaard.’

Begeleidingsmomenten

Het gebruik van de app is heel simpel, beaamt Anita. ‘Al je cliënten zitten in een bestand en als je bij een cliënt bent, klik je de cliënt aan en kun je de rapportage bijwerken. Het kan zowel on- als offline. En het kan tijdens het begeleidingsmoment bij de cliënt of tijdens een loos half uurtje als je toch even niks anders te doen hebt. Het is zo praktisch, ik wil hem helemaal niet meer kwijt. Het geeft ook een stuk rust omdat zodra je de rapportage hebt gemaakt je het ook los kunt laten.’ Kenmerkend voor de app is volgens Egbers dat de begeleider alleen dat ziet wat ze nodig heeft. ‘We wilden eerst testen of de app goed werkte bij de rapportages. Daarna willen we ook de tijdsregistratie en de  kilometerregistratie erin opnemen, zodat aan de hand van de adressen van de cliënten die zijn bezocht aan het eind van de dag de registratie en kilometerregistratie er automatisch uitrolt.’ Anita: ‘Daar ben ik nu ook een uurtje per maand mee bezig. Ik doe het vaak in het weekend, omdat ik niet wil dat het ten koste gaat van de cliëntenuren. Zou mooi zijn als dat voortaan automatisch gaat.’

‘Ik laat de cliënt gewoon meekijken’

De cliënten vonden het wel interessant, aldus Anita. ‘Ze waren gewend dat ik zat mee te schrijven in een schrijfblok en nu gebruik ik ineens een tablet. Ik laat ze gewoon meekijken en leg uit wat ik aan het doen ben. Ik bespreek ook wat ik in de rapportage zet, het gaat per slot van rekening over hen. Dan weten ze wat er teruggekoppeld wordt.’ Ondertussen is de pilot afgerond. Besloten is dat de app verder in de organisatie wordt uitgerold, legt Winkelaar uit. ‘De visie van Baalderborg Groep is dat we open zijn naar de client. Rapportage schrijven in aanwezigheid van de cliënt helpt daarbij. Maar vooral de efficiëntiewinst en de gebruiksvriendelijkheid hebben ons doen besluiten om ermee door te gaan.’ De Baalderborg Groep is tegelijkertijd ook bezig met een pilot beeldzorg. Winkelaar: ‘De pilots hebben naast elkaar plaatsgevonden, met als gevolg dat sommige begeleiders met twee tablets rondlopen. De bedoeling is natuurlijk dat beide functionaliteiten geïntegreerd worden in één tablet, zodat de begeleider aan de ene kant van het scherm de cliënt ziet en aan de andere kant de noodzakelijke informatie- en rapportagemogelijkheden.’ Interview door Mario Gibbels Artikel uit In Voor Zorg

Begin met typen en druk op enter om te zoeken