Meer zicht op medicatieveiligheid voor Visio

Mensen met een visuele beperking en daarnaast een verstandelijk en/of lichamelijke beperking vinden een prettig en veilig thuis bij Visio. De zorgaanbieder werkt er hard aan het toedienen van medicatie op de locaties óók veiliger te maken. Toedien- en registratiesysteem nCare biedt daarbij de helpende hand.

Koninklijke Visio zet zich in voor blinde en slechtziende mensen met een hulpvraag. In de meeste gevallen gaat het om mensen met een meervoudige beperking, die naast een visuele beperking ook een verstandelijke, andere zintuiglijke en/of lichamelijke beperking hebben. Visio biedt hun een heel scala aan diensten, zoals onderwijs, wonen, revalidatie en ouderenzorg.

Dat de geboden zorg van hoge kwaliteit is, is belangrijk voor Visio. Op het gebied van medicatieveiligheid kon er een tandje bij.

Misverstanden

‘Alles rondom medicatie gebeurde bij ons op papier en uit het hoofd, heel ouderwets’, zegt coördinerend cliëntbegeleider Arlette van ’t Hoog-van Beukering, key-user van nCare. ‘Communiceren met de apotheek deden we telefonisch, met misverstanden tot gevolg. Eigenlijk veel wat mis kon gaan, ging ook wel eens mis.’ Hoog tijd om daar iets aan te doen. ‘Wij hadden een vooruitstrevende manager die het medicatieproces wilde digitaliseren’, herinnert informatiemanager Johan Heller zich. ‘De apotheker van de locatie in Huizen, waar zo’n 105 mensen wonen of dagbesteding krijgen, was er ook voorstander van en zo is het gekomen.’

Opgedane inzichten

Begin mei startte Visio met een pilot onder 68 gebruikers; uitrol naar andere locaties in Huizen volgde snel. Op dit moment werken 300 medewerkers met nCare. Ook liggen er al aanvragen voor werken met nCare in andere regio’s op de plank. Dat ze daar óók met nCare willen werken, begrijpen de mensen van Visio wel. Heller noemt het gebruiksgemak, de fijne interface, de usability. ‘Ik werk er niet mee op de werkvloer, maar voor mij als beheerder is het een fijne app. Ik ga er lekker doorheen.’

Van ’t Hoog, die er wel mee werkt op de werkvloer, zegt: ‘Het is een overzichtelijke app die ons meer inzicht geeft. In het aftekenen, in het bestellen, we zien of mensen op tijd hun medicatie krijgen. We merken zelfs dat mensen veel accurater gaan werken. Vroeger, op papier, zag je het niet als collega’s niet meteen aftekenden. Daar stond nooit een tijdstip bij. Nu valt het meteen op. Er wordt veel meer duidelijk.’

De opgedane inzichten helpen bij de verdere uitrol van nCare binnen de rest van de organisatie, zegt Heller. ‘De werkgroep medicatieveiligheid die is gestart is een mooi voorbeeld van hoe we nieuwe inzichten praktisch toepassen. Daarmee tillen we de kwaliteit van zorg naar een hoger level.’

Mensen meekrijgen

Medewerkers die digitaal vaardig zijn, ervaren snel voordeel van werken met nCare, zegt Van ’t Hoog. ‘Sommigen geven nu al aan het best fijn en overzichtelijk te vinden met nCare. Als ik meekijk in het systeem, merk ik dat ook.’ Maar niet alle gebruikers vinden een nieuwe werkwijze meteen prettig. ‘We zijn ook nog maar net begonnen’, relativeert Van ‘t Hoog. ‘Je hebt altijd wel mensen die de hakken in het zand zetten, maar het aftekenen en verstrekken van medicatie gaat al heel goed.’

Heller: ‘Arlette heeft heel handige instructies geschreven voor de medewerkers, passend bij hun niveau van digitale kennis. Een uitdaging voor ons, en voor de hele zorg, is mensen voorzichtig meekrijgen in nieuwe ontwikkelingen. Beginnen met een kleine pilotlocatie heeft ons geholpen. Deze kleine groep kan nu als voorbeeld dienen voor grote locaties. Daarnaast, en dat kan ik echt iedereen aanraden, is het verstandig een key-user in te zetten die ervaring heeft in de zorg én die IT leuk vindt. De IT’ers die het systeem uitrollen hebben in de key-user dan een goed aanspreekpunt.’ Van ’t Hoog knikt: ‘Als er problemen zijn, lossen we ze samen op. De samenwerking die wij hebben, is fijn.’

Koppeling met Okta

Om het mensen zo gemakkelijk mogelijk te maken, maakt Visio gebruik van de dienst Okta, die tweetrapsauthenticatie levert voor de zorg. Dankzij Okta kunnen gebruikers van nCare gemakkelijk vanuit een eigen account inloggen in nCare. Zonder aparte gebruikersnamen of wachtwoorden te hoeven onthouden. ‘De drempel voor gebruik van nCare wordt daardoor lager’, zegt Van ’t Hoog. ‘Inloggen met Okta gaat heel prettig, zonder dat je om de haverklap codes binnenkrijgt die je in moet voeren. Het is één keer inloggen en that’s it.’

Professionele aanpak van nCare

Heller is te spreken over de professionele aanpak van nCare. ‘Ik ben vooral heel blij met de projectomgeving van nCare, waar je rechtstreeks kunt communiceren met hun projectleider. Technische instructies voor beheerders staan al klaar voor je begint. Het is in één keer duidelijk wat je moet doen. Dat zie je niet veel bij IT-leveranciers, dat vonden wij echt een pluspunt. Wat je ook vraagt, het is nooit te veel.’ Van ’t Hoog: ‘En als iets niet kan, zeggen ze het ook. Ik heb echt veel van hen geleerd over wetten en regels rondom medicatie. Ze inspireerden mij om er verder in te duiken. Hoe werken we nu en wat moet er beter? We kwamen erachter dat er bij ons meer niet volgens de regels ging dan we dachten.’

Heller heeft ook waardering voor de nCare-klantendagen. ‘Je kunt daar rechtstreeks aan de mensen van nCare al je vragen stellen, en je krijgt duidelijke antwoorden. Hun cultuur is gericht op samenwerken. De fijne samenwerking die Arlette en ik intern hebben om problemen op te lossen, is er ook tussen nCare en ons. Ook nu de implementatie is afgerond, blijven ze geïnteresseerd en kun je bij ze terecht als er iets is.’

Implementatie

Over die implementatie kan Johan Heller kort zijn: ‘Het is even schakelen, maar als beheerder heb je geen dagtaak aan nCare hoor.’ ‘Voor mij was dat het wel in het begin’, zegt Arlette van ’t Hoog. ‘Dat zat vooral in het meekrijgen van de mensen en niet zozeer in het systeem. Elke verandering is lastig voor mensen. Maar niet veranderen is geen optie, want we willen onze medicatieveiligheid verbeteren en nog zo min mogelijk fouten daarmee maken.’

Tips van Visio voor een succesvolle implementatie

  • Begin niet te groot, maar start met een kleine pilot.
  • Zorg voor een verbindende schakel in de managementlaag die medicatieveiligheid omarmt.
  • Zorg voor een key-user met affiniteit met IT.
  • Stop tijd en aandacht in het meekrijgen van mensen.

Meer weten over het toedienregistratiesysteem nCare voor optimale medicatieveiligheid?

Begin met typen en druk op enter om te zoeken