Een onderdeel van de implementatie is het maken van werkafspraken tussen zorgorganisatie en apotheek. De zorgorganisatie neemt contact op met de betrokken apotheken om werkafspraken over nCare te maken. Dit document beschrijft afspraken die van toepassing kunnen zijn voor jouw organisatie en kan als leidraad voor de afspraken met de apotheken worden gebruikt.

De SAGO (Samenwerkende Apothekers Gooi en Omstreken) en KZA (Kring Zoetermeerse Apotheken) hebben standaard werkafspraken opgesteld. Werk je samen met een SAGO apotheek of een apotheek in Zoetermeer? Gebruik dan deze standaard afspraken.

Onderwerp Afspraken
Planning implementatie De zorgorganisatie informeert de apotheek dat zij willen starten met nCare. Samen met de apotheek wordt een startdatum bepaald.
Papieren toedienlijsten Spreek af met de apotheek tot wanneer de papieren toedienlijsten worden geleverd. Als het wenselijk is kun je bijvoorbeeld de eerste twee weken schaduwdraaien met papieren toedienlijsten.
Contactpersoon Lijst met contactpersonen bij zorgorganisatie en apotheek, zodat duidelijk is hoe men in contact kan komen met elkaar.
Afgestemd moet worden welke cliënten in nCare komen Standaard moeten alle cliënten die een toedienlijst van de apotheek ontvangen in nCare worden ingevoerd.

Zijn er cliënten zonder baxter medicatie? Overleg met de apotheek of deze cliënten ook in nCare kunnen worden gezet. Dit komt de kwaliteit en veiligheid ten goede.

Zijn er cliënten met alle medicatie in eigen beheer? Wij adviseren om deze cliënten niet in nCare te zetten. De cliënt is volledig zelf verantwoordelijk voor de medicatie. Deze cliënten zorgen zelf voor een actueel medicatieoverzicht op papier.

Toestemming digitaal verstrekken medicatiegegevens De apotheek en zorgorganisatie zijn samen verantwoordelijk voor het afstemmen wie de toestemming per cliënt regelt voor het digitaal verstrekken van medicatiegegevens. Dit is verplicht per cliënt.
Toevoegen cliënten Als een cliënt door de zorgorganisatie wordt ingevoerd, dient de apotheek de cliënt toe te staan in het apotheek portaal, waarna de cliënt kan worden bijgewerkt zodat alle medicatie informatie in nCare staat.
De zorgorganisatie overlegt met de apotheek of de cliënt toestemming heeft gegeven voor digitale uitwisseling van medicatiegegevens.Het dringende advies is dat de apotheek instelt om twee keer per dag een mail te ontvangen met de acties in hun actielijst. Deze mail wordt om 08:00 en 14:00 automatisch verstuurd. Zo is de apotheek altijd op de hoogte van alle benodigde acties, zoals het toestaan van nieuwe cliënten in nCare.
Cliënten (tijdelijk) uit zorg Als cliënten (tijdelijk) uit zorg zijn, worden ze in nCare geblokkeerd door de zorgorganisatie. De apotheek wordt hierover geïnformeerd door middel van de automatische mail met openstaande acties.

Als de cliënt definitief uit zorg is, dient de apotheek het dossier van de cliënt te stoppen zodat de medicatiegegevens niet meer worden bijgewerkt.

Dagelijkse synchronisatie van de toedienlijsten De apotheek stuurt dagelijks automatisch de medicatie informatie van alle cliënten naar nCare. Zodat de informatie in nCare altijd up to date is.

Er moet een afspraak worden gemaakt over het tijdstip van de dagelijkse synchronisatie. Zodat de zorgorganisatie weet op welk moment eventuele wijzigingen in nCare zichtbaar worden.

Spoedwijzigingen in medicatie Als er een spoedwijziging is, zal dit niet direct in de toedienlijst nCare staan. Er moeten afspraken worden gemaakt over hoe spoedwijzigingen verwerkt worden in de toedienlijst. Bij spoedwijzigingen is het belangrijk dat er telefonisch contact en/of mailcontact is.
Wijzigingen buiten kantoortijd Het doel is om het toedienoverzicht zoveel mogelijk digitaal te hebben. Als er buiten kantoortijden een papieren toedienlijst door een dienstapotheek wordt gegenereerd, staat hier alleen het nieuwe/gewijzigde medicament op. Maak afspraken over waar deze papieren toedienlijsten worden opgeborgen.

Spreek af hoe de informatie bij de huisapotheek terecht komt en dat de wijziging de eerstvolgende werkdag in nCare wordt verwerkt. Zodat er zo snel mogelijk in nCare kan worden afgetekend.

De toedienlijst is compleet De apotheek draagt er zorg voor dat de toedienlijst van de cliënten in nCare compleet is. Bij nieuwe voorschriften van

bijvoorbeeld het ziekenhuis of een voorschrijver dient de

 

apotheek dit door te voeren zodat het in nCare komt na automatische synchronisatie.
Zelfzorg medicatie We adviseren dat de apotheek alleen zelfzorgmedicatie op de toedienlijst zet die zij zelf leveren en/of is voorgeschreven door de huisarts.
Medicatie zonder vaste dosering Van sommige medicatie, zoals trombosemedicatie of insuline, is niet altijd een vaste dosering bekend. Als de dosering wel bekend is, is het advies te apotheek te verzoeken om de eenheden in te vullen in nCare.

Bij trombosemedicatie en insuline is vaak het toedientijdstip wel bekend. Het is belangrijk dat het tijdstip wordt meegegeven door de apotheek in nCare. Dan wordt de medicatie als verplichte medicatie in nCare gezet en word je als zorgmedewerker actief herinnerd aan de toediening.

Medicatie bestellen via nCare Losse en zo nodig medicatie kan besteld worden via nCare. Een bestelling via nCare komt binnen als een bestelverzoek bij de apotheek. Om dit verzoek te honoreren moet de apotheek afspraken maken met de huisarts.

Stem met de apotheek af welke medicatie er wel en niet besteld mag worden via nCare. Daarnaast stem je met de apotheek af of er gebruik wordt gemaakt van de bestelbuffer of niet.

Spreek af wat de levertijd is, houd hierbij ook rekening met spoedbestellingen.

Voorschrijven in nCare (indien van toepassing) Als er wordt voorgeschreven in nCare door een arts binnen de zorgorganisatie, is goede communicatie tussen arts en apotheek van belang.
Noodprocedure Deel de noodprocedure die binnen de zorgorganisatie geldt met de betrokken apotheken.
Evaluatie afspraken Bespreek op welke termijn na de start met nCare er wordt geëvalueerd met zorgorganisatie en apotheken om gemaakte afspraken en eventuele knelpunten te bespreken.

 

Begin met typen en druk op enter om te zoeken